¿Qué son la clave numérica y el consecutivo de una factura electrónica?

Son dos números distintos que lleva todo comprobante electrónico en Costa Rica (factura, tiquete, nota de crédito o débito) bajo la versión 4.4. Cada uno cumple su función:

• Consecutivo (20 dígitos). Numera el documento dentro de su caja. Es el orden secuencial: factura 1, 2, 3… por cada tipo de comprobante y por cada punto de venta.
• Clave numérica (50 dígitos). Es el identificador único del comprobante ante Hacienda. Contiene adentro al consecutivo, más la fecha, la cédula del emisor y un código de seguridad. Con esa clave Hacienda ubica el documento y devuelve su estado (aceptado o rechazado).

Los dos números tienen una estructura fija definida por Hacienda. Cada bloque significa algo.

El consecutivo de 20 dígitos se lee así:

• 3 dígitos: sucursal o casa matriz (por ejemplo 001).
• 5 dígitos: terminal o caja (por ejemplo 00001).
• 2 dígitos con el tipo de comprobante: 01 factura, 04 tiquete, 03 nota de crédito, 02 nota de débito, entre otros.
• 10 dígitos: el número correlativo, que sube de uno en uno.

La clave numérica de 50 dígitos envuelve a ese consecutivo con más datos:

• 3 dígitos: código de país (506 para Costa Rica).
• 6 dígitos: la fecha de emisión (día, mes, año).
• 12 dígitos: la identificación del emisor (la cédula, con ceros a la izquierda).
• 20 dígitos: el consecutivo completo del comprobante (el de arriba).
• 1 dígito con la situación: 1 normal, 2 contingencia, 3 sin internet.
• 8 dígitos: un código de seguridad aleatorio.

La clave y el consecutivo parecen un tecnicismo, pero un error acá frena la emisión o deja el comprobante inválido:

• Consecutivo repetido o con saltos. Si dos ventas salen con el mismo número, o si la secuencia brinca, Hacienda rechaza el documento. La numeración tiene que ser correlativa y sin huecos por caja y por tipo de comprobante.
• Clave mal formada. Un dígito de más o de menos, una fecha o cédula mal armada, y el comprobante no queda válidamente emitido.
• Descontrol con varias cajas. Si dos terminales comparten la misma numeración sin querer, chocan los consecutivos. Cada caja necesita su propia serie.
• Riesgo de sanción. Los incumplimientos formales de facturación tienen multas bajo el CNPT (arts. 83 y 86) que pueden llegar a montos altos en salarios base.

La forma correcta es que el sistema los genere solo en el momento de emitir, nunca a mano. Un sistema de facturación bien hecho:

• Lleva un consecutivo independiente por caja y por tipo de comprobante, que sube de uno en uno.
• Arma la clave de 50 dígitos con la cédula del emisor, la fecha y el código de seguridad, sin que vos toqués nada.
• Firma el comprobante (XAdES) y lo transmite a Hacienda en el mismo acto.
• Guarda la clave para poder consultar después el estado del documento (aceptado o rechazado).

Así, el cajero solo cobra: el número correcto sale solo, único y sin saltos.

En el punto de venta de Plaxp nunca digitás una clave ni un consecutivo. Se generan automáticamente al emitir, y lo hacen por sucursal y por caja:

• Numeración por punto de emisión. Cada sucursal y cada caja llevan su propio consecutivo de 20 dígitos. Plaxp arma el punto de emisión (código de sucursal + código de caja) para que la serie de cada terminal sea suya y no choque con las demás.
• Clave de 50 dígitos automática. Al cobrar, Plaxp arma la clave numérica completa con la fecha, la identificación del emisor, el consecutivo y el código de seguridad, con el tipo de comprobante correcto (01 factura o 04 tiquete).
• Firma y envío a Hacienda. El comprobante se firma (XAdES) y se transmite a Hacienda en el mismo cobro, bajo la versión 4.4, junto con los códigos CABYS y el IVA ya calculados.
• Consulta de estado por clave. Plaxp guarda la clave numérica y con ella sincroniza el estado del documento con Hacienda, para que sepás si quedó aceptado o rechazado sin salir del sistema.

La clave y el consecutivo son parte de todo comprobante electrónico. Para el panorama completo, mirá qué es la factura electrónica y qué cambió con la versión 4.4. Si estás comparando sistemas, tenés nuestra comparativa con otros sistemas de Costa Rica.