¿Qué es la factura electrónica de compra (FEC)?

En una compra normal, el vendedor te entrega la factura electrónica. Pero hay proveedores que no están obligados o no pueden emitirla. Por ejemplo, quienes están en el régimen de tributación simplificada o los proveedores no domiciliados (del exterior). Sin factura del vendedor, tu compra queda sin respaldo.

Para eso existe la factura electrónica de compra (FEC), el documento tipo 08 de la v4.4. La genera el comprador con los datos de ese proveedor, la firma y la manda a Hacienda. Así respaldás el costo o el gasto.

La FEC aplica cuando sos facturador electrónico (régimen tradicional) y le comprás a alguien que no te da una factura electrónica válida. Los casos típicos en Costa Rica:

• Proveedores de régimen simplificado: la pulpería, el pequeño taller o la soda que te vende insumos y solo maneja el régimen simplificado.
• Pequeños productores agrícolas o pesqueros que te venden materia prima y no emiten comprobante electrónico.
• Proveedores no domiciliados: un servicio o bien comprado a alguien del exterior (en la referencia de la 4.4 es el código 11, proveedor no domiciliado).

Si le comprás a un proveedor que no factura electrónicamente y no emitís la FEC, esa compra queda sin respaldo válido. Eso te pega donde duele:

• Gasto que no podés deducir: sin comprobante que respalde la compra, ese costo o gasto puede no ser aceptado en tu declaración de renta, y terminás pagando impuesto sobre una utilidad más alta de la real.
• Descuadre de IVA: el tratamiento del IVA cambia según el proveedor (simplificado o no domiciliado). Documentar mal la compra descalibra tu D-104 mensual.
• Riesgo de sanción: los incumplimientos formales de facturación tienen multas bajo el CNPT (arts. 83 y 86) que pueden llegar a montos altos en salarios base.

Una FEC bien hecha lleva lo mismo que cualquier comprobante de la 4.4, pero con el proveedor en el lugar del receptor. En concreto necesita:

• Los datos del proveedor como receptor, incluyendo su código de actividad económica (dato que la 4.4 pide específicamente en la FEC).
• El código CABYS de cada bien o servicio que estás comprando, con la tarifa que corresponda.
• Un consecutivo propio del tipo 08 (cada tipo de documento lleva su propia numeración de 20 dígitos) y la clave numérica de 50 dígitos.
• La firma XAdES y el envío a Hacienda, como cualquier comprobante electrónico.

Hacerlo a mano (armar el XML del tipo 08, llevar un consecutivo aparte y firmarlo) es lo que casi nadie quiere hacer proveedor por proveedor. Si querés el contexto de qué cambió con la versión 4.4, está acá: facturación electrónica 4.4 para tu negocio. Y para entender los códigos de cada línea, mirá qué es el CABYS.

En Plaxp la factura electrónica de compra (tipo 08) es uno de los tipos de comprobante que maneja el sistema, junto con la factura, el tiquete, las notas de crédito y débito y la factura de exportación. No tenés que salir a otro programa:

• Tipo 08 con consecutivo propio: Plaxp le lleva a la FEC su propia numeración consecutiva por caja/sucursal, separada de las facturas y tiquetes, desde que se aprovisiona la empresa.
• El proveedor como receptor: la FEC guarda al proveedor con su código de actividad económica, tal como lo exige la 4.4 para este documento.
• CABYS e IVA por línea: cada renglón sale con su código CABYS y su tarifa, se firma y se envía a Hacienda.
• Conectada a la compra: la operación alimenta el módulo de compras, entra al inventario (Kardex, costo promedio) y genera el asiento contable y la cuenta por pagar, sin re-digitar.
• Nota de crédito sobre la FEC: si hay que corregir o anular, Plaxp permite emitir una NC referenciando la factura de compra.

Como muchos de esos proveedores están en régimen simplificado, vale la pena entender la diferencia entre régimen simplificado y tradicional. Y si querés ver el flujo completo de venta y compra, mirá el punto de venta (POS) de Plaxp. ¿Comparando sistemas? Está nuestra comparativa con otras opciones de Costa Rica.