¿Qué es la factura electrónica en Costa Rica?

Es un documento electrónico (XML) con validez fiscal que sustituye a la factura de papel. Se trata de un archivo estructurado que Hacienda puede leer, validar y guardar, no de un PDF ni la foto de una factura. Cada comprobante lleva el detalle de la venta, los códigos CABYS del catálogo del BCCR, el IVA, una clave numérica de 50 dígitos, un consecutivo de 20 dígitos y una firma digital.

El circuito es siempre el mismo: se genera el XML, se firma, se envía a Hacienda y Hacienda responde aceptado o rechazado. Con la aceptación le entregás el comprobante al cliente, por correo o impreso. Sin ella, la venta no queda respaldada.

La factura electrónica le da a Hacienda visibilidad de cada venta en tiempo real. Por eso es obligatoria para quien venda bienes o servicios. Emitirla mal, o no emitirla, trae consecuencias:

• Sanciones del CNPT (artículos 83 y 86): las multas se miden en salarios base y, en casos graves, llegan al cierre del negocio.
• Rechazos de Hacienda por CABYS incorrecto, IVA mal calculado o datos del receptor inválidos: la venta queda sin respaldo hasta que se corrige.
• Gastos que no podés justificar: sin comprobante electrónico válido, esa compra o venta no entra limpia en tu contabilidad ni en tu declaración de IVA (D-104).

Mucha gente dice “factura electrónica” para todo, pero la versión 4.4 define seis comprobantes distintos. Cada uno tiene su código de tipo y su propósito:

• Factura electrónica (01): la venta con cliente identificado; sirve para que el comprador use el gasto y el crédito de IVA.
• Tiquete electrónico (04): la venta a consumidor final, sin datos del cliente (típico de una pulpería, soda o tienda).
• Nota de crédito (03): anula o rebaja un comprobante ya emitido (una devolución, un descuento posterior, una corrección).
• Nota de débito (02): aumenta el monto de un comprobante ya emitido (un cargo que faltó, un ajuste al alza).
• Factura electrónica de compra (08): la emitís vos cuando le comprás a un proveedor no inscrito ante Hacienda.
• Factura electrónica de exportación (09): para ventas fuera de Costa Rica.

A esos seis se suma el recibo electrónico de pago (REP), que respalda el cobro de una venta a crédito. La duda más común es tiquete o factura: si tu cliente necesita usar el gasto (una empresa, un profesional), pedile los datos y emitís factura; si es consumidor final, con un tiquete alcanza.

Tres piezas hacen válido un comprobante electrónico, y las tres tienen que salir bien:

• CABYS: cada línea lleva un código del catálogo de Bienes y Servicios del BCCR (más de 20.000 códigos). El CABYS define, entre otras cosas, qué IVA aplica.
• IVA: la tarifa general es del 13%, pero hay tarifas reducidas (4%, 2%, 1% para la canasta básica) y bienes exentos. El código CABYS manda cuál corresponde.
• Firma digital XAdES: el XML se firma electrónicamente para que Hacienda confirme que es tuyo y que no se alteró. Sin firma válida, se rechaza.

Con eso listo, el documento recibe su clave numérica de 50 dígitos y su consecutivo de 20 dígitos, y se transmite a Hacienda. Desde agosto de 2025 la plataforma de Hacienda es TRIBU-CR (reemplazó al ATV). Ahí es donde un cálculo de IVA mal hecho o un CABYS equivocado se convierte en un rechazo.

La clave numérica es el identificador único de cada comprobante ante Hacienda. Son 50 dígitos que no se inventan: se arman con datos de la emisión. A grandes rasgos:

• 506: código de país (Costa Rica).
• Día, mes y año de emisión.
• Cédula del emisor (12 dígitos).
• Consecutivo del documento (20 dígitos).
• Un dígito de situación (1 = normal, 2 = contingencia, 3 = sin internet) y un código de seguridad de 8 dígitos.

Con esa clave, cualquiera puede consultar el estado del documento en Hacienda. Es la que ves impresa al pie de un tiquete o una factura.

Con Plaxp no peleás con el XML: la facturación electrónica 4.4 está integrada al punto de venta. Cuando cerrás una venta, el sistema arma el comprobante con el CABYS de cada producto, calcula el IVA, lo firma, le genera la clave de 50 dígitos y lo envía a Hacienda, todo en un paso y sin usar un programa aparte.

• Emite factura y tiquete directo desde la venta, y decide cuál según si el cliente tiene actividad económica registrada.
• Genera las notas de crédito y de débito referidas al documento original, para devoluciones, anulaciones y ajustes.
• Lleva el módulo de Documentos, donde consultás y filtrás todos tus comprobantes (factura, tiquete, NC, ND, factura de compra y de exportación) con su estado en Hacienda.
• Aplica exoneraciones (EXONET) sobre las líneas que corresponda, con su porcentaje y monto.
• Sigue funcionando sin internet: registra la venta y sincroniza el envío a Hacienda cuando vuelve la conexión.

Si tenés un restaurante, mirá cómo se emite el tiquete desde la mesa con el servicio del 10% en sistema para restaurantes. Y si estás comparando herramientas, tenemos una comparativa honesta con otros sistemas de Costa Rica.