¿Qué es la factura electrónica en Costa Rica?

Es un documento electrónico (XML) con validez fiscal que sustituye a la factura de papel. Se trata de un archivo estructurado que Hacienda puede leer, validar y guardar, no de un PDF ni la foto de una factura. Cada comprobante lleva el detalle de la venta, los códigos CABYS del catálogo del BCCR, el IVA, una clave numérica de 50 dígitos, un consecutivo de 20 dígitos y una firma digital.

El circuito es siempre el mismo: se genera el XML, se firma, se envía a Hacienda y Hacienda responde aceptado o rechazado. El comprobante se lo entregás al cliente en el mismo acto de la venta, por correo o impreso, aunque Hacienda todavía no haya respondido. Sin la aceptación, la venta no queda respaldada.

La factura electrónica le da a Hacienda visibilidad de cada venta en tiempo real. Por eso es obligatoria para quien venda bienes o servicios. Emitirla mal, o no emitirla, trae consecuencias:

• Sanciones del CNPT (artículos 83, 85 y 86): las multas se miden en salarios base y, en casos graves, llegan al cierre del negocio.
• Rechazos de Hacienda por CABYS incorrecto, IVA mal calculado o datos del receptor inválidos: la venta queda sin respaldo hasta que se corrige.
• Gastos que no podés justificar: sin comprobante electrónico válido, esa compra o venta no entra limpia en tu contabilidad ni en tu declaración del IVA (formulario 150 en TRIBU-CR, antes D-104).

Mucha gente dice “factura electrónica” para todo, pero la versión 4.4 define seis comprobantes distintos. Cada uno tiene su código de tipo y su propósito:

• Factura electrónica (01): la venta con cliente identificado; sirve para que el comprador use el gasto y el crédito de IVA.
• Tiquete electrónico (04): la venta a consumidor final, sin datos del cliente (típico de una pulpería, soda o tienda).
• Nota de crédito (03): anula o rebaja un comprobante ya emitido (una devolución, un descuento posterior, una corrección).
• Nota de débito (02): aumenta el monto de un comprobante ya emitido (un cargo que faltó, un ajuste al alza).
• Factura electrónica de compra (08): la emitís vos cuando le comprás a un proveedor no inscrito ante Hacienda.
• Factura electrónica de exportación (09): para ventas fuera de Costa Rica.

A esos seis se suma el recibo electrónico de pago (REP), que respalda el pago de ventas a crédito con IVA diferido hasta 90 días (artículo 27 de la Ley del IVA) y de servicios prestados al Estado. La duda más común es tiquete o factura: si tu cliente necesita usar el gasto (una empresa, un profesional), pedile los datos y emitís factura; si es consumidor final, con un tiquete alcanza.

Tres piezas hacen válido un comprobante electrónico, y las tres tienen que salir bien:

• CABYS: cada línea lleva un código del catálogo de Bienes y Servicios del BCCR (más de 20.000 códigos). El CABYS define, entre otras cosas, qué IVA aplica.
• IVA: la tarifa general es del 13%, pero hay tarifas reducidas (4%, 2%, 1% y 0,5%; el 1% es el de la canasta básica) y bienes exentos. El código CABYS manda cuál corresponde.
• Firma digital XAdES: el XML se firma electrónicamente para que Hacienda confirme que es tuyo y que no se alteró. Sin firma válida, se rechaza.

Con eso listo, el documento recibe su clave numérica de 50 dígitos y su consecutivo de 20 dígitos, y se transmite a Hacienda. Desde el 6 de octubre de 2025 la plataforma de Hacienda es TRIBU-CR (reemplazó al ATV). Ahí es donde un cálculo de IVA mal hecho o un CABYS equivocado se convierte en un rechazo.

La clave numérica es el identificador único de cada comprobante ante Hacienda. Son 50 dígitos que no se inventan: se arman con datos de la emisión. A grandes rasgos:

• 506: código de país (Costa Rica).
• Día, mes y año de emisión.
• Cédula del emisor (12 dígitos).
• Consecutivo del documento (20 dígitos).
• Un dígito de situación (1 = normal, 2 = contingencia, 3 = sin internet) y un código de seguridad de 8 dígitos.

Con esa clave, tu sistema de facturación consulta el estado del documento en Hacienda. Es la que ves impresa al pie de un tiquete o una factura.

Con Plaxp no peleás con el XML: la facturación electrónica 4.4 está integrada al punto de venta. Cuando cerrás una venta, el sistema arma el comprobante con el CABYS de cada producto, calcula el IVA, lo firma, le genera la clave de 50 dígitos y lo envía a Hacienda, todo en un paso y sin usar un programa aparte.

• Emite factura y tiquete directo desde la venta, y decide cuál según si el cliente tiene actividad económica registrada.
• Genera las notas de crédito y de débito referidas al documento original, para devoluciones, anulaciones y ajustes.
• Lleva el módulo de Documentos, donde consultás y filtrás todos tus comprobantes (factura, tiquete, NC, ND, factura de compra y de exportación) con su estado en Hacienda.
• Aplica exoneraciones (EXONET) sobre las líneas que corresponda, con su porcentaje y monto.
• Sigue funcionando sin internet: registra la venta y sincroniza el envío a Hacienda cuando vuelve la conexión.

Si tenés un restaurante, mirá cómo se emite el tiquete desde la mesa con el servicio del 10% en sistema para restaurantes. Y si estás comparando herramientas, tenemos una comparativa honesta con otros sistemas de Costa Rica.

Los datos fiscales y legales de esta guía se comprobaron contra estas fuentes oficiales el 6 de octubre de 2026:

• Anexos y Estructuras de los comprobantes electrónicos, versión 4.4 (Ministerio de Hacienda): los códigos de cada tipo de comprobante, la clave numérica de 50 dígitos, el consecutivo, el CABYS por línea, la firma y los códigos de referencia.
• Decreto 44739-H, Reglamento de comprobantes electrónicos para efectos tributarios (artículos 2, 3, 7, 9, 18 y 24): qué es cada comprobante, quién está obligado a emitirlos, cuándo se entregan y qué artículos del Código sancionan no hacerlo.
• Resolución MH-DGT-RES-0027-2024, Disposiciones técnicas de los comprobantes electrónicos para efectos tributarios (artículos 3 y 11): la clave de cincuenta dígitos y la aceptación de Hacienda como respaldo de créditos y gastos.
• Ley 6826, Ley del Impuesto al Valor Agregado (artículos 10, 11 y 27): la tarifa general del 13%, las tarifas reducidas y el IVA diferido de las ventas a crédito.
• Ministerio de Hacienda, Nueva codificación de declaraciones en TRIBU-CR: el formulario 150 de TRIBU-CR, que es hoy la declaración del IVA (antes D-104).
• Ministerio de Hacienda, preguntas y respuestas sobre la Resolución MH-DGT-RES-0043-2025 (inicio de TRIBU-CR): el inicio de TRIBU-CR el 6 de octubre de 2025 y el reemplazo de ATV.
• Banco Central de Costa Rica, noticia «Actualización del Catálogo de Bienes y Servicios (Cabys) 2025»: qué es el CABYS: el catálogo del Banco Central para codificar los bienes y servicios.

Las normas cambian: confirmá con tu contador cómo aplican a tu negocio.

¿Qué es la factura electrónica en Costa Rica?

La factura electrónica es un comprobante en formato XML que se firma con firma digital y se envía a Hacienda por cada venta. Sustituye a la factura de papel: el sistema arma el documento con el código CABYS de cada producto, calcula el IVA, le pone una clave numérica de 50 dígitos, lo firma y lo transmite a Hacienda, que responde aceptándolo o rechazándolo. En Costa Rica la versión vigente es la 4.4.

¿Cuáles son los tipos de comprobante electrónico de la versión 4.4?

La 4.4 define seis comprobantes electrónicos: la factura electrónica (01), la nota de débito (02), la nota de crédito (03), el tiquete electrónico (04), la factura electrónica de compra (08, para comprarle a proveedores no inscritos) y la factura electrónica de exportación (09). Además existe el recibo electrónico de pago (REP), que respalda el pago de ventas a crédito con IVA diferido hasta 90 días y de servicios prestados al Estado. Cada uno tiene su propósito según la operación.

¿Es obligatoria la factura electrónica y qué pasa si no la emito?

Sí, es obligatoria para los contribuyentes que venden bienes o servicios, con excepciones como el régimen de tributación simplificada. No emitir comprobantes electrónicos o hacerlo mal puede acarrear sanciones del Código de Normas y Procedimientos Tributarios (artículos 83, 85 y 86), que van desde multas en salarios base hasta el cierre del negocio. Conviene confirmar tu situación específica con tu contador.