¿Qué es la factura electrónica de exportación (tipo 09)?

Cuando le vendés a un cliente dentro de Costa Rica emitís una factura electrónica (tipo 01) o un tiquete. Si le vendés a un comprador que está fuera del país (un importador en Estados Unidos, un mayorista en Panamá, un cliente en Europa), ese documento no encaja: el receptor no tiene cédula tica y la operación es una exportación, con un tratamiento fiscal distinto.

Para eso está la factura electrónica de exportación, el documento tipo 09 de la v4.4. Usa el mismo esquema de cualquier comprobante electrónico (clave de 50 dígitos, consecutivo de 20, código CABYS por línea y firma XAdES), pero armado para la venta al exterior:

• Receptor del exterior: el cliente es una persona o empresa extranjera, sin cédula de Costa Rica.
• Moneda extranjera: normalmente se emite en dólares (USD) o euros, con el tipo de cambio del día.
• Exenta de IVA: la exportación va a tarifa 0% (exento), no le cargás el 13% al comprador de afuera.

En Costa Rica las exportaciones de bienes están exentas de IVA: la factura de exportación se emite a tarifa 0%, así que no le sumás el 13% al cliente del exterior. En los servicios prestados a clientes fuera del país el tratamiento puede tener matices, así que ese punto conviene revisarlo bien.

Como la venta va en moneda extranjera, el comprobante lleva la moneda (USD, EUR) y el tipo de cambio a colones del día de emisión. Hacienda pide reportar ambos. Aunque la venta salga exenta, igual hay que documentarla y declararla como venta exenta o no sujeta en tu D-104. Por eso se emite el tipo 09 y no un simple “no se factura”.

Documentar una venta al exterior con el comprobante equivocado, o no documentarla, te deja expuesto por varios lados:

• Rechazos de Hacienda: usar una factura tipo 01 con un receptor sin cédula tica, cobrar IVA donde va exento o poner mal el tipo de cambio termina en un comprobante rechazado, y la venta queda sin respaldo hasta que se corrige.
• Ingreso que no cuadra en renta: si la venta al exterior no queda bien documentada, tu ingreso por exportación no calza limpio en tu contabilidad ni en tu declaración de renta.
• Descuadre de la D-104: las ventas exentas también se declaran. Mal clasificadas, descalibran tu declaración mensual de IVA (D-104).
• Riesgo de sanción: los incumplimientos formales de facturación tienen multas bajo el CNPT (arts. 83 y 86), que se miden en salarios base y pueden llegar hasta el cierre del negocio.

Una factura de exportación bien hecha lleva lo mismo que cualquier comprobante de la 4.4, pero armado para la venta al exterior. En concreto necesita:

• Los datos del cliente del exterior como receptor (nombre y, cuando aplique, su identificación de extranjero), en lugar de una cédula tica.
• La moneda de la venta (USD, EUR) y el tipo de cambio a colones del día.
• El código CABYS de cada bien o servicio, con la línea a tarifa 0% (exento) por tratarse de exportación.
• Un consecutivo propio del tipo 09 (cada tipo de documento lleva su propia numeración de 20 dígitos) y la clave numérica de 50 dígitos.
• La firma XAdES y el envío a Hacienda, como cualquier comprobante electrónico.

Hacerlo a mano (armar el XML del tipo 09, llevar un consecutivo aparte, calcular el tipo de cambio y firmarlo) es justo lo que ningún exportador quiere pelear venta por venta. Para entender qué cambió con la versión 4.4 y las fechas que obligan, mirá facturación electrónica 4.4; y para los códigos de cada línea, qué es el CABYS.

En Plaxp la factura electrónica de exportación (tipo 09) es uno de los tipos de comprobante que maneja el sistema, junto con la factura, el tiquete, las notas de crédito y débito y la factura de compra. Si exportás, la emitís desde el mismo sistema donde llevás tu venta e inventario, sin un programa aparte:

• Tipo 09 con consecutivo propio: Plaxp le lleva a la factura de exportación su propia numeración consecutiva por caja/sucursal, separada de las facturas y tiquetes, desde que se aprovisiona la empresa.
• En dólares o euros con tipo de cambio: podés emitir el comprobante en moneda extranjera con su tipo de cambio a colones, como pide la venta al exterior.
• CABYS y exención por línea: cada renglón sale con su código CABYS y su tarifa (0% / exento en la exportación), se firma con XAdES y se envía a Hacienda.
• En el módulo de Documentos: la factura de exportación queda listada y filtrable por su tipo, con su estado en Hacienda (aceptada, rechazada, procesando), igual que el resto de tus comprobantes.
• Conectada a tu operación: la venta descuenta el inventario (Kardex, costo promedio) y genera el asiento contable, sin re-digitar.

¿Le comprás a proveedores del exterior o a proveedores sin factura electrónica? Ese es el documento hermano, la factura electrónica de compra (tipo 08). Si querés ver el flujo completo de venta e inventario, mirá el punto de venta (POS) de Plaxp. Y si estás comparando sistemas, tenemos una comparativa honesta con otras opciones de Costa Rica.