¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de caja (o cash flow) muestra cuánto entró, cuánto salió y qué quedó en un periodo (un día, una semana, un mes). Se lleva por fecha real del movimiento: la plata cuenta el día que entra a la gaveta o a la cuenta, y el gasto cuenta el día que sale.

• Entradas: ventas de contado, cobros a clientes que te debían, aportes del dueño, depósitos.
• Salidas: pagos a proveedores, planilla, alquiler, servicios, impuestos, retiros.
• Flujo neto = entradas − salidas. Si es positivo, ese periodo generó caja; si es negativo, la consumió.
• Saldo acumulado: el flujo neto que se va sumando periodo tras periodo, para ver cómo evoluciona tu efectivo.

Es la confusión que más caro sale. La ganancia se calcula por lo devengado: la venta cuenta cuando la facturás, aunque el cliente te pague en 30 días. El flujo de caja se calcula por caja: la venta cuenta cuando cobrás de verdad.

Sin control del flujo, decidís a ciegas. Lo típico en pymes ticas:

• «Vendo mucho pero no me queda plata»: confundís facturación con efectivo disponible y te sorprende que la cuenta esté en cero.
• Baches de liquidez: llega el pago de proveedores o la planilla y no hay caja, aunque haya facturas por cobrar. Terminás pidiendo prestado caro.
• No ves venir el problema: sin registro por fecha, te enterás del bache el día que pasa, no dos semanas antes cuando todavía se podía maniobrar.
• Decisiones a ciegas: comprás inventario, contratás o das crédito sin saber si la caja aguanta.

No hace falta un máster: hace falta disciplina de registro y verlo en orden. En la práctica:

• Registrar cada entrada y cada salida en la fecha en que ocurre, no cuando se factura ni cuando te acordás.
• Separar por medio: efectivo en caja vs. lo que pasa por banco (SINPE, transferencia, depósito, cheque, tarjeta). Así sabés dónde está la plata.
• Calcular el flujo neto por periodo (día, semana o mes) y llevar el saldo acumulado para ver la tendencia.
• Cruzar cuentas por cobrar (lo que te van a pagar) con cuentas por pagar (lo que tenés que pagar) para anticipar los apretones.

Hacerlo a mano en un Excel funciona… hasta que el volumen crece y las fechas y los medios se descuadran. Lo ideal es que el mismo sistema donde vendés y comprás arme el flujo solo, con la fecha correcta de cada movimiento.

En Plaxp no llevás el flujo de caja aparte: el sistema lo arma desde lo que ya pasa en el negocio. El reporte de Flujo de Caja (en el módulo de reportes) junta las entradas y las salidas por su fecha real de movimiento (base caja) y las muestra con el neto y el saldo que se va acumulando:

• Entradas: las ventas de contado (en la fecha de la venta), los cobros a clientes (cuentas por cobrar) y las entradas manuales de caja, cada una fechada cuando el dinero entra.
• Salidas: los pagos a proveedores (cuentas por pagar), los reembolsos y las salidas manuales de caja, fechadas cuando el dinero sale.
• Desde caja y bancos: cada cobro y cada pago queda clasificado por su medio (efectivo en caja, SINPE, transferencia, depósito, cheque o tarjeta), así que ves cuánto se movió por gaveta y cuánto por banco.
• Neto y saldo acumulado por día, semana o mes, con la tendencia diaria, para leer de un vistazo si el periodo generó o consumió caja.

Todo arranca en la venta y el cobro: mirá cómo funciona el punto de venta (POS) de Plaxp o cómo se maneja en restaurantes. Si cobrás por SINPE, revisá cómo se registra el SINPE Móvil como medio de pago. Y si estás comparando sistemas de Costa Rica, ahí ves las diferencias.