¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de caja (o cash flow) muestra cuánto entró, cuánto salió y qué quedó en un periodo (un día, una semana, un mes). Se lleva por fecha real del movimiento: la plata cuenta el día que entra a la gaveta o a la cuenta, y el gasto cuenta el día que sale.

• Entradas: ventas de contado, cobros a clientes que te debían, aportes del dueño, depósitos.
• Salidas: pagos a proveedores, planilla, alquiler, servicios, impuestos, retiros.
• Flujo neto = entradas − salidas. Si es positivo, ese periodo generó caja; si es negativo, la consumió.
• Saldo acumulado: el flujo neto que se va sumando periodo tras periodo, para ver cómo evoluciona tu efectivo.

Es la confusión que más caro sale. La ganancia se calcula por lo devengado: la venta cuenta cuando la facturás, aunque el cliente te pague en 30 días. El flujo de caja se calcula por caja: la venta cuenta cuando cobrás de verdad.

Sin control del flujo, decidís a ciegas. Lo típico en pymes ticas:

• «Vendo mucho pero no me queda plata»: confundís facturación con efectivo disponible y te sorprende que la cuenta esté en cero.
• Baches de liquidez: llega el pago de proveedores o la planilla y no hay caja, aunque haya facturas por cobrar. Terminás pidiendo prestado caro.
• No ves venir el problema: sin registro por fecha, te enterás del bache el día que pasa, no dos semanas antes cuando todavía se podía maniobrar.
• Decisiones a ciegas: comprás inventario, contratás o das crédito sin saber si la caja aguanta.

No hace falta un máster: hace falta disciplina de registro y verlo en orden. En la práctica:

• Registrar cada entrada y cada salida en la fecha en que ocurre, no cuando se factura ni cuando te acordás.
• Separar por medio: efectivo en caja vs. lo que pasa por banco (SINPE, transferencia, depósito, cheque, tarjeta). Así sabés dónde está la plata.
• Calcular el flujo neto por periodo (día, semana o mes) y llevar el saldo acumulado para ver la tendencia.
• Cruzar cuentas por cobrar (lo que te van a pagar) con cuentas por pagar (lo que tenés que pagar) para anticipar los apretones.

Hacerlo a mano en un Excel funciona… hasta que el volumen crece y las fechas y los medios se descuadran. Lo ideal es que el mismo sistema donde vendés y comprás arme el flujo solo, con la fecha correcta de cada movimiento.

En Plaxp no llevás el flujo de caja aparte: el sistema lo arma desde lo que ya pasa en el negocio. El reporte de Flujo de Caja (en el módulo de reportes) junta las entradas y las salidas por su fecha real de movimiento (base caja) y las muestra con el neto y el saldo que se va acumulando:

• Entradas: las ventas de contado (en la fecha de la venta), los cobros a clientes (cuentas por cobrar) y las entradas manuales de caja, cada una fechada cuando el dinero entra.
• Salidas: los pagos a proveedores (cuentas por pagar), los reembolsos y las salidas manuales de caja, fechadas cuando el dinero sale.
• Desde caja y bancos: cada cobro y cada pago queda clasificado por su medio (efectivo en caja, SINPE, transferencia, depósito, cheque o tarjeta), así que ves cuánto se movió por gaveta y cuánto por banco.
• Neto y saldo acumulado por día, semana o mes, con la tendencia diaria, para leer de un vistazo si el periodo generó o consumió caja.

Todo arranca en la venta y el cobro: mirá cómo funciona el punto de venta (POS) de Plaxp o cómo se maneja en restaurantes. Si cobrás por SINPE, revisá cómo se registra el SINPE Móvil como medio de pago. Y si estás comparando sistemas de Costa Rica, ahí ves las diferencias.

¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de caja es el registro de todo el dinero que entra y sale de un negocio en un periodo, ordenado por la fecha en que el dinero se mueve (base caja). Suma las entradas (ventas de contado, cobros a clientes, aportes) y les resta las salidas (pagos a proveedores, planilla, alquiler, gastos). La diferencia es el flujo neto: cuánta plata le quedó o le faltó al negocio en ese periodo.

¿Cuál es la diferencia entre flujo de caja y ganancia?

La ganancia (utilidad) se calcula por lo devengado: cuenta la venta cuando la facturás, aunque el cliente todavía no te haya pagado. El flujo de caja se calcula por caja: cuenta la plata cuando entra o sale de verdad. Por eso un negocio puede mostrar ganancia en el estado de resultados y aun así quedarse sin efectivo para pagar la planilla, porque vendió a crédito y todavía no cobró.

¿Por qué un negocio rentable puede quedarse sin dinero?

Porque rentabilidad y liquidez no son lo mismo. Si vendés mucho a crédito, cobrás tarde, o pagás a proveedores antes de cobrarle a tus clientes, el dinero sale antes de entrar. El negocio puede ser rentable en el papel y aun así no tener efectivo en caja el día que hay que pagar. Controlar el flujo de caja por fecha real del movimiento es lo que evita esos baches de liquidez.