¿Qué es el arqueo de caja y cómo hacer el cierre?

El arqueo de caja es el conteo físico del dinero que hay en la caja registradora, para compararlo con lo que tendría que haber según las operaciones del turno. Comprobás, billete por billete y moneda por moneda, que el efectivo real coincide con lo que dicen los registros.

El arqueo es la parte central del cierre de caja, con el que un cajero termina su turno o su día. Al cerrar, contás la gaveta, la comparás con el monto esperado y dejás constancia de la diferencia, antes de entregar la caja o arrancar el siguiente turno.

El monto esperado en la gaveta sale de una fórmula sencilla. Arranca con el fondo de apertura (la plata con la que abrís la caja para dar vuelto) y suma o resta cada movimiento del turno:

• Fondo de apertura: el vuelto inicial con el que arrancás el turno (por ejemplo, ₡50.000 en billetes y monedas chicas).
• Ventas en efectivo: solo lo cobrado en efectivo. Tarjeta, SINPE y otros medios se cuadran aparte.
• Entradas: dinero que ingresó a la caja fuera de una venta (un aporte, un cambio de billetes).
• Salidas: dinero que salió de la gaveta durante el turno (un pago a proveedor, un retiro).

Ese esperado se compara con el conteo real del cajero. La diferencia (real menos esperado) define si hay sobrante (positivo) o faltante (negativo).

Cerrar la caja "a ojo", o no cerrarla del todo, es una de las fugas más caras y silenciosas de un negocio tico:

• Fugas de efectivo sin rastro: si nadie cuadra la gaveta contra lo registrado, un faltante recurrente pasa desapercibido durante meses.
• No sabés de quién es el descuadre: sin cierre por sesión y por cajero, un faltante se diluye y no se puede atribuir a un turno.
• Contabilidad descuadrada: si el efectivo real nunca se registra, tus libros muestran una plata que no está en la gaveta.
• Cierres editables = puerta al fraude: si un cierre se puede "corregir" después, cualquiera tapa un faltante cambiando el número a mano.

Un cierre serio sigue una secuencia que deja todo cuadrado y trazado:

• Abrí con un fondo declarado: registrá el monto de apertura para que el esperado arranque bien.
• Contá el efectivo por denominación: billetes y monedas, valor por cantidad. Es el arqueo ciego real: contás primero, comparás después.
• Cuadrá cada medio de pago: efectivo, tarjeta y SINPE Móvil se concilian por separado, no todo en un solo bulto.
• Registrá la diferencia: si hay sobrante o faltante, quede anotado con su justificación, no escondido.
• Dejá el cierre inmutable: una vez cerrado, no se edita. Esa es la parte antifraude que le da valor al arqueo.

En Plaxp el arqueo y el cierre viven dentro del punto de venta (POS): el sistema ya sabe cuánto se vendió y por qué medio, así que el cajero solo cuenta el dinero y Plaxp hace el resto:

• Fondo de apertura al abrir la sesión: cada turno arranca con su monto de apertura declarado, base del cálculo del esperado.
• Esperado calculado solo: Plaxp toma apertura + ventas en efectivo + entradas − salidas y arma el esperado por vos, sin sumar a mano ni depender de que el cajero recuerde los movimientos.
• Conteo por denominación en colones: el cierre trae los billetes y monedas de Costa Rica (₡20.000, ₡10.000, ₡5.000, ₡2.000, ₡1.000 y monedas de ₡500 a ₡5) para contar por cantidad y que el total salga solo.
• Sobrante o faltante marcado al instante: Plaxp muestra la diferencia (real − esperado) por cada medio y avisa si la caja no cuadra.
• Cada medio se cuadra aparte: efectivo, tarjeta y SINPE Móvil se concilian por separado; el efectivo se arquea contra la gaveta y los demás por su reporte.
• Descuadre contabilizado automáticamente: si hay sobrante o faltante, Plaxp genera el asiento contable del cierre, así tus libros reflejan el efectivo real.
• Cierres inmutables (antifraude): una vez cerrada la sesión, no se puede editar ni "recalcular" el cierre. Queda registrada en la bitácora quién cerró, con qué esperado y qué diferencia.

El arqueo es parte del control diario de tu caja. Si querés ver cómo Plaxp maneja la venta, el cobro por cada medio de pago y el cierre de turno, mirá el punto de venta (POS) de Plaxp. Si tenés un local de comida, también aplica en restaurantes y sodas. ¿Estás comparando opciones? Revisá nuestra comparativa con otros sistemas de Costa Rica.