¿Qué son las cuentas por pagar?

Cuando le comprás mercadería o un servicio a un proveedor y no lo pagás de contado, con crédito a 15, 30 o 60 días, queda una deuda pendiente. Esa deuda es una cuenta por pagar. El conjunto de todas las facturas de proveedor que aún debés es tu cartera de cuentas por pagar.

Cada cuenta por pagar tiene, como mínimo: el proveedor, el número de la factura, el monto, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento y el saldo por abonar. Conforme pagás, el saldo baja hasta quedar en cero.

Suenan parecido, pero apuntan en direcciones opuestas:

• Cuentas por pagar (CxP): lo que vos debés a tus proveedores. Es un pasivo, plata que va a salir de tu caja.
• Cuentas por cobrar (CxC): lo que tus clientes te deben a vos. Es un activo, plata que va a entrar.

Un negocio ordenado vigila las dos: que le entre a tiempo lo que le deben y que salga a tiempo lo que debe. Si pagás antes, te quedás sin efectivo; si pagás tarde, perdés crédito con el proveedor.

Llevar las deudas a proveedores en la cabeza, en un cuaderno o en un Excel suelto es donde empiezan los problemas caros:

• Pagar tarde: se te pasa un vencimiento, el proveedor te corta el crédito o te cobra recargo, y perdés poder de negociación para la próxima compra.
• Pagar doble: una factura se paga por dos personas o dos veces porque nadie vio que ya estaba abonada. Recuperar esa plata es lento y a veces no vuelve.
• Pagar de más: abonás sin cruzar contra el saldo real y terminás pagando por encima de lo que debías, o un monto que no cuadra con la factura.
• Flujo de caja a ciegas: sin ver qué vence esta semana, no sabés cuánto efectivo necesitás y te agarran los pagos por sorpresa.
• Contabilidad descuadrada: si el pago no genera su asiento, la cuenta de proveedores en tu contabilidad no coincide con lo que realmente debés.

Es un método sencillo, aplicado sin fallar. En orden:

• Registrar cada factura de proveedor apenas llega, con su monto y su fecha de vencimiento.
• Ordenar por antigüedad (el reporte de aging): ver qué está por vencer, qué vence hoy y qué ya está vencido.
• Priorizar los pagos según lo que vence primero y el flujo de caja disponible.
• Aplicar cada pago contra la factura exacta, para que el saldo baje y quede claro qué se pagó y qué falta.
• Dejar rastro: método de pago, referencia bancaria o número de cheque, y su asiento contable, para poder auditar después.

A mano se vuelve pesado apenas tenés varios proveedores. Lo ideal es que el mismo sistema que registra la compra arrastre la deuda, avise de los vencimientos y controle los pagos.

En Plaxp ERP las cuentas por pagar viven en un módulo propio (CxP) que se alimenta solo desde tus compras. No las llevás aparte:

• La deuda nace de la compra: al procesar una factura de compra a crédito, Plaxp crea automáticamente la cuenta por pagar con su proveedor, monto, saldo y fecha de vencimiento.
• Listado filtrable por estado: ves tus CxP por abierta, parcial, pagada o vencida, por proveedor o por rango de fechas, y buscás por número de factura.
• Resumen por proveedor: total adeudado, monto vencido, cantidad de documentos pendientes y el documento más antiguo sin pagar, para saber a quién le debés más y qué priorizar.
• Reporte de antigüedad (aging): con fecha de corte, agrupa los saldos por tramos de vencimiento para que veas de un vistazo lo que ya venció.
• Marca las vencidas: Plaxp revisa los vencimientos y pasa a “vencida” la CxP cuya fecha ya pasó, para que ninguna se te esconda.
• Pagos totales o parciales: aplicás el abono contra la factura, el saldo baja y la CxP pasa a parcial o a pagada según corresponda. Guardás método de pago y referencia, y cada CxP tiene su historial de pagos.
• Contabilidad y caja al día: al aplicar el pago, Plaxp genera el asiento contable (débito a cuentas por pagar, crédito a caja o banco) y, si hay una sesión de caja abierta, registra el egreso ahí mismo.

Las cuentas por pagar arrancan en la compra. Para ver cómo Plaxp registra la factura del proveedor, incluida la factura electrónica de compra, y de ahí genera la deuda, empezá por ahí. Si comparás herramientas de gestión, mirá nuestra comparativa con otros sistemas de Costa Rica. Y si querés verlo junto a la venta diaria, está el punto de venta (POS) de Plaxp.