¿Qué es cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar (se abrevian CxC) son el dinero que tu negocio tiene derecho a cobrar y que aún no entra. Cada vez que vendés algo y el cliente se lleva el producto o recibe el servicio sin pagarte de una, nace una cuenta por cobrar: una promesa de pago a futuro.

Aparecen cuando vendés a crédito (por ejemplo, «pagás a 30 días»), cuando el cliente te da un abono y queda debiendo el resto, o cuando el pago quedó pendiente. En contabilidad es un activo: plata que es tuya, pero que está en manos de otros.

El dato clave de una CxC es el saldo pendiente (cuánto falta por cobrar de esa factura) y su fecha de vencimiento (el día en que debía estar pagada). Si el crédito lo definís en la factura, se refleja en la condición de venta del comprobante.

Vender a crédito no es malo. Muchas veces es lo que te cierra la venta. El problema es hacerlo sin llevar el control. Cuando las deudas de los clientes viven en la cabeza del dueño, en un cuaderno o en un Excel que nadie actualiza, pasa esto:

• Se te va el flujo de caja: vendés bien pero no tenés efectivo, porque la plata está prestada en facturas que nadie cobra.
• No sabés quién te debe ni desde cuándo: una deuda de 15 días y una de 120 días se ven igual, y la vieja es la que se vuelve incobrable.
• Pagás IVA de plata que no entró: en Costa Rica el IVA se declara sobre la factura emitida, no sobre lo cobrado, así que una venta a crédito ya genera impuesto en su declaración de IVA (D-104) aunque el cliente todavía te deba.
• Cobranza a puro pálpito: llamás al que te acordás, no al que más te debe ni al más atrasado, y perdés tiempo y plata.

Controlar la cartera de cobro no es complicado: es tener siempre a mano cuatro cosas y revisarlas seguido.

• Quién te debe y cuánto: un listado por cliente con el total adeudado y la cantidad de facturas abiertas.
• Desde cuándo: la antigüedad de cada saldo, para saber qué está por vencer y qué ya está atrasado.
• El estado de cuenta del cliente: todas sus facturas, sus abonos y el saldo vivo, para mandárselo o revisarlo antes de darle más crédito.
• El registro de cada abono: cada pago que recibís aplicado a su factura, para que el saldo baje solo y sepas cuándo queda en cero.

Con eso ya podés hacer cobranza en serio: llamar primero al que más te debe y al más atrasado, ponerle límite de crédito a quien se pasa, y ver cuánta plata vas a tener disponible en las próximas semanas.

La antigüedad de saldos («aging» en inglés) es la herramienta que ordena lo que te deben según cuánto tiempo lleva sin pagarse. En vez de un montón plano de facturas, ves la deuda repartida en tramos:

• Por vencer: todavía dentro del plazo, no hay que preocuparse.
• 1 a 30 días vencido: recién se pasó, un recordatorio suele bastar.
• 31 a 60 días: empieza a oler a problema, hay que apretar.
• 61 a 90 días y más de 90: alto riesgo de volverse incobrable.

Verlo así cambia todo: sabés que un cliente te debe ₡800.000 pero que ₡600.000 ya pasaron los 90 días, y eso es una alerta roja que sin el reporte no se ve. Con la antigüedad de saldos dejás de cobrar «a ver a quién llamo hoy» y pasás a una lista priorizada por riesgo.

Plaxp ERP tiene un módulo de Cuentas por Cobrar (CxC) integrado con las ventas: cuando facturás a crédito o con abono, la cuenta por cobrar se crea sola, con su saldo y su fecha de vencimiento. De ahí en adelante lo tenés todo en un solo lugar:

• Quién te debe, de un vistazo: un resumen por cliente con el total adeudado, cuántas facturas tiene abiertas y cuál es su factura más antigua sin pagar.
• Listado filtrable: podés ver las cuentas por estado (pendiente, parcial, pagada, vencida) o filtrar por cliente y por fechas para trabajar la cobranza.
• Antigüedad de saldos: un reporte de saldos por antigüedad que reparte la deuda en tramos y te marca el total vencido, para priorizar a quién cobrar primero.
• Estado de cuenta por cliente: todas sus facturas con sus abonos y saldos, más su límite de crédito y su crédito disponible, para decidir si le seguís vendiendo a crédito.
• Abonos totales o parciales: registrás el pago con su método (efectivo, transferencia, tarjeta) y Plaxp baja el saldo, cambia el estado a «parcial» o «pagada» y deja el historial de cada pago.
• Recibo de pago: cada abono se puede imprimir o enviar por correo al cliente como comprobante.

El módulo de CxC trabaja junto con el resto del ERP: la venta a crédito nace en el punto de venta (POS) con su condición de venta, y el impuesto de esa factura viaja a tu declaración de IVA (D-104). ¿Estás comparando opciones? Mirá nuestra comparativa con otros sistemas de Costa Rica.