Cómo inscribirse en Hacienda (antes formulario D-140)

El D-140 era el formulario con el que te inscribías en el Registro Único Tributario (RUT) de Hacienda antes de TRIBU-CR. Desde el 6 de octubre de 2025 son tres declaraciones juradas separadas, que se presentan en TRIBU-CR: la de inscripción, la de modificación de datos y la de desinscripción (resolución MH-DGT-RES-0037-2025, artículo 13). Ojo: en TRIBU-CR el formulario 140 hoy es otra declaración, la de retenciones por remesas al exterior. Con la declaración jurada de inscripción te das de alta como contribuyente y declarás qué actividad económica vas a ejercer: comercio al por menor, restaurante, soda, servicios profesionales, ferretería, etc.

Cada actividad tiene un código de actividad económica de Hacienda (basado en la clasificación CIIU). Ojo, no lo confundás con el CABYS: el código de actividad dice a qué se dedica tu negocio y va en cada comprobante como emisor. El CABYS (catálogo del BCCR, con más de 20.500 códigos) describe cada producto o servicio que vendés, línea por línea.

No podés. La facturación electrónica de Costa Rica exige que el emisor esté inscrito y con su actividad declarada. Sin eso no obtenés la llave criptográfica ni las credenciales de TRIBU-CR (la plataforma que reemplazó a ATV desde el 6 de octubre de 2025), y sin esas credenciales no hay comprobante válido que firmar y enviar a Hacienda.

Operar sin inscribirte trae sanciones. El artículo 78 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios multa la falta de inscripción con el 50% de un salario base por cada mes o fracción de mes, hasta un máximo de tres salarios base. Y vender sin emitir comprobantes autorizados tiene su propia sanción (artículos 85 y 86): una multa de dos salarios base y, si reincidís, el cierre del negocio por cinco días. El salario base ronda el medio millón de colones (confirmá el monto vigente del año con tu contador).

La inscripción se hace ante Hacienda, hoy por medio de TRIBU-CR. A grandes rasgos el camino es este:

• Reuní tus datos: identificación (física, jurídica, DIMEX o NITE), domicilio fiscal, correo y teléfono.
• Elegí tu actividad económica y su código; si vas a tener varias, definí cuál es la principal.
• Presentá la declaración jurada de inscripción en TRIBU-CR para quedar inscrito en el RUT y con tu actividad declarada.
• Obtené la llave criptográfica y las credenciales del sistema de facturación (necesarias para firmar los comprobantes con XAdES).
• Configurá tu emisor en tu software de facturación con esos datos y ya podés emitir.

Los requisitos exactos cambian con el tiempo (obligados a IVA, régimen tradicional o simplificado, etc.). Antes de inscribirte, confirmalo con tu contador.

Con la inscripción quedás en el RUT y a partir de ahí aparecen las declaraciones periódicas. Las más comunes para un comercio o servicio:

• Declaración del IVA (formulario 150 en TRIBU-CR, antes D-104): se presenta cada mes (tarifa general del 13%, con reducidas del 4%, 2%, 1% y 0,5%, y exenciones).
• Declaración informativa mensual de clientes y proveedores (formulario 270, antes D-151): resumen de cada mes, por las operaciones que no estén amparadas en un comprobante electrónico.
• Facturación electrónica v4.4: obligatoria desde el 1 de setiembre de 2025, con los nuevos códigos de sus anexos obligatorios desde el 1 de noviembre de 2026.

Cuáles te aplican depende de tu régimen y actividad, así que coordinalo con tu contador. Para entender qué cambió con la 4.4 y las fechas que te obligan, mirá facturación electrónica 4.4 para tu negocio.

Plaxp no presenta la declaración de inscripción por vos, esa inscripción es tu trámite ante Hacienda. Pero arranca justo donde ese trámite termina. Cuando te registrás, el auto-registro (onboarding) consulta la base pública de Hacienda con tu identificación y trae tu razón social y las actividades económicas que ya tenés registradas (las que declaraste al inscribirte). Filtra las activas y autoselecciona tu actividad principal.

• Lee tu actividad desde Hacienda: no la tecleás a mano; se trae de la consulta pública de contribuyentes.
• La guarda como emisor: tu código y descripción de actividad quedan en los datos fiscales de tu empresa para viajar en cada comprobante.
• Checklist "Primeros pasos": tras el registro, Plaxp te guía con las tareas que faltan para dejar tu operación lista.

¿Estás comparando sistemas para dar este paso? Mirá cómo se posiciona Plaxp frente a las opciones más usadas en el país en la comparativa.

Los datos fiscales y legales de esta guía se comprobaron contra estas fuentes oficiales el 6 de octubre de 2026:

• Resolución MH-DGT-RES-0037-2025, Trámites de inscripción, modificación de datos y desinscripción en el Registro Único Tributario (artículos 3, 7, 13, 18, 25 y 32): las tres declaraciones juradas del Registro Único Tributario, los datos que pide la inscripción, la actividad principal y las secundarias, la clasificación de actividades y la sanción por no inscribirse.
• Ministerio de Hacienda, guía «Credenciales en Producción para usuarios de Tico Factura y otros sistemas»: la inscripción como requisito para emitir comprobantes, y cómo se generan el usuario, la contraseña y la llave criptográfica.
• Anexos y Estructuras de los comprobantes electrónicos, versión 4.4 (Ministerio de Hacienda): el código de actividad económica del emisor en cada comprobante, su validación y la vigencia de la versión 4.4.
• Banco Central de Costa Rica, noticia «Actualización del Catálogo de Bienes y Servicios (Cabys) 2025»: qué es el CABYS: el catálogo del Banco Central para codificar los bienes y servicios.
• Resolución MH-DGT-RES-0011-2025, Deshabilitación de las plataformas digitales tributarias e implementación de TRIBU-CR (artículo 4): la fecha en que TRIBU-CR reemplazó al ATV: el 6 de octubre de 2025.
• Ley 4755, Código de Normas y Procedimientos Tributarios (artículos 78, 85 y 86): la multa por no inscribirse y las sanciones por no emitir comprobantes.
• Ministerio de Hacienda, tabla de salarios base, actual e histórico: el monto del salario base de cada año.
• Ministerio de Hacienda, Nueva codificación de declaraciones en TRIBU-CR: los códigos vigentes de las declaraciones: el 150 del IVA (antes 104), el 270 de la informativa mensual (antes D-151) y el 140, que hoy es otra declaración.
• Ministerio de Hacienda, comunicado «Actualización de los Anexos y Estructuras versión 4.4 y validación de comprobantes electrónicos» (2026): los nuevos códigos de los anexos, obligatorios desde el 1 de noviembre de 2026.
• Ley 6826, Ley del Impuesto al Valor Agregado (artículos 10 y 11): la tarifa general del 13% y las tarifas reducidas del IVA.

Las normas cambian: confirmá con tu contador cómo aplican a tu negocio.

¿Qué es el formulario D-140 y qué lo reemplazó?

El D-140 era el formulario con el que te inscribías en el Registro Único Tributario (RUT) de Hacienda antes de TRIBU-CR. Desde el 6 de octubre de 2025 la inscripción, la modificación de datos y la desinscripción son tres declaraciones juradas separadas que se presentan en TRIBU-CR. Con la de inscripción te registrás como contribuyente y declarás tu actividad económica. Es el trámite que te habilita ante Hacienda antes de poder facturar electrónicamente. El monto de las tarifas y la validación final conviene confirmarlos con tu contador.

¿Necesito inscribirme en Hacienda antes de facturar electrónicamente?

Sí. La inscripción en el Registro Único Tributario es el paso previo: sin estar inscrito y con tu actividad económica declarada no podés obtener la llave criptográfica ni las credenciales de TRIBU-CR que se necesitan para emitir comprobantes electrónicos válidos. Primero te inscribís, luego configurás tu emisor y recién ahí facturás.

¿Plaxp me inscribe en Hacienda?

No. La inscripción en el Registro Único Tributario es un trámite tuyo ante Hacienda (hoy vía TRIBU-CR). Plaxp no presenta esa declaración por vos, pero una vez inscrito, el auto-registro de Plaxp lee tu actividad económica ya registrada desde la consulta pública de Hacienda, autoselecciona tu actividad principal y la deja lista como emisor en tus comprobantes.