¿Qué es una orden de compra?

La orden de compra formaliza un pedido a un proveedor. En vez de comprar de palabra por WhatsApp o teléfono, dejás el acuerdo por escrito antes de que llegue la mercadería. Una OC típica lleva:

• Los productos o servicios que estás pidiendo, con su cantidad.
• El precio unitario acordado y el total esperado.
• El proveedor y sus datos.
• Las condiciones: fecha de entrega, bodega o sucursal destino y forma de pago (contado o crédito).

Cuando no controlás las compras, los descuadres aparecen donde más duelen: en el costo, en el inventario y en la plata que debés:

• Precios que se te van: el proveedor factura a un precio distinto al que acordaste y nadie lo nota hasta pagar.
• Sobrecompras y faltantes: sin un pedido claro, pedís de más (plata parada en bodega) o de menos (te quedás sin producto para vender).
• Recepciones a ciegas: llega la mercadería y nadie revisa si llegó todo lo que se pidió, ni en las cantidades correctas.
• Inventario y contabilidad desalineados: si la compra no se registra bien, el stock que ves en el sistema no es el real y el asiento contable queda incompleto.

Un proceso de compras ordenado se apoya en la conciliación de tres vías: comparar lo que pediste (la orden de compra), lo que recibiste (la recepción) y lo que te facturaron (la factura del proveedor). Si las tres cuadran, la compra está sana.

• 1. Pedido: definís qué y cuánto le comprás a cada proveedor, y a qué precio.
• 2. Recepción: cuando llega la mercadería, revisás cantidades y estado contra el pedido, e ingresás lo recibido a la bodega correcta.
• 3. Registro: la compra queda reflejada en el inventario (más stock), en la contabilidad (asiento) y en lo que le debés al proveedor (cuenta por pagar).

Lo importante es que esos tres pasos no queden en papeles sueltos. Cuando el pedido, la recepción y el registro contable son el mismo flujo, cada compra queda trazable y el stock que ves es el real.

Se confunden seguido, pero cumplen roles distintos:

• Orden de compra: la emite el comprador, antes de recibir. Es un control interno, no un comprobante tributario.
• Factura del proveedor: la emite el vendedor al entregar. En Costa Rica es la factura electrónica y sí es el comprobante fiscal: es la que genera tu cuenta por pagar y tu crédito de IVA.

El fuerte del módulo de compras de Plaxp es la parte que más se descuida: la recepción y el registro. Cuando registrás una compra, Plaxp la convierte en stock, asiento y cuenta por pagar en un solo paso, sin doble digitación.

• Bandeja de compras del proveedor: las facturas electrónicas que tu proveedor emite a tu cédula llegan a Plaxp, listas para procesar. También podés registrar una compra manualmente cuando la mercadería llega primero.
• Recepción a la bodega correcta: mapeás cada línea del documento a tus productos y elegís la bodega y la sucursal destino (por línea o una por defecto) donde entra la mercadería.
• Un paso, tres efectos: al procesar la compra, Plaxp incrementa el stock en la bodega, genera el asiento contable (débito a inventario, crédito a cuentas por pagar), crea o actualiza la cuenta por pagar al proveedor y recalcula el costo promedio ponderado del producto.
• Gestión de proveedores integrada: cada compra queda ligada a su proveedor; si no existe, se crea. Desde ahí llevás sus cuentas por pagar y sus saldos a favor.
• Borradores, correcciones y notas de crédito: podés dejar la compra en borrador mientras la conciliás, y si el proveedor devuelve algo o hubo un error, lo ajustás con una nota de crédito de compra.

Muchas compras entran directo desde la factura electrónica del proveedor. Mirá cómo funciona la factura electrónica de compra (FEC). Como el IVA que pagás en tus compras puede volver como crédito, revisá IVA diferido y crédito fiscal y cómo funciona el IVA en Costa Rica. Ese stock ya cargado se vende desde el punto de venta (POS) de Plaxp. ¿Comparás sistemas? Tenés nuestra comparativa con otras opciones de Costa Rica.