¿Qué es la toma física de inventario?

Una toma física (o inventario físico) es contar a mano, producto por producto, todo lo que hay realmente en una bodega o local. Ese número contado se pone lado a lado con el stock que registra el sistema.

La diferencia entre ambos se llama descuadre: un faltante (contaste menos de lo que dice el sistema) o un sobrante (contaste más). Detectada la diferencia, la toma se aplica: el sistema se corrige para quedar igual a lo que contaste y esa corrección queda como un ajuste de inventario.

Un negocio que nunca cuenta su inventario opera a ciegas. El stock del sistema se separa de la realidad por cosas que nadie registra: mermas, roturas, vencimientos, autoconsumo, robo hormiga, errores al digitar la mercadería que entra. El resultado:

• Vendés lo que no tenés: el sistema dice 5, en la estantería no queda ninguno y el cliente se va molesto.
• Comprás a ciegas: pedís de más lo que sobra y te quedás sin lo que se mueve, con plata dormida en bodega.
• Utilidad falseada: si el inventario en libros no coincide con el real, tu costo de ventas y tu ganancia salen mal. En un restaurante, el conteo al inicio y al final del mes es la base del food cost real.
• Merma invisible: sin conteo no sabés cuánto se pierde cada mes, así que no podés atacar la causa.

Una toma física ordenada siempre lleva los mismos pasos, sin papelitos sueltos:

• Definir el alcance: toma completa (toda la bodega) o parcial/cíclica (solo ciertos productos, por ejemplo los de mayor rotación o valor, como al contar el licor de un bar).
• Congelar el punto de partida: guardar el stock que el sistema tiene al iniciar, para tener contra qué comparar.
• Contar y registrar la cantidad real de cada producto, sin ver lo que dice el sistema para no sesgar el conteo.
• Revisar diferencias: producto por producto, dónde hay faltante o sobrante y por qué. En un restaurante, esa diferencia es el consumo teórico contra real de los insumos.
• Aplicar el ajuste: dejar el sistema igual a lo contado y registrar el impacto en inventario y contabilidad.

Contar es lo fácil. El reto es que ese conteo ajuste el sistema solo y con trazabilidad, sin reteclear ni hojas de Excel que después nadie sabe si se aplicaron.

Plaxp tiene un módulo de tomas físicas que lleva todo el proceso (contar, comparar y ajustar) dentro del mismo sistema donde vendés y comprás. Así el ajuste sale exacto y queda registrado:

• Toma por bodega, completa o parcial: creás la toma en estado en proceso para la bodega que vas a contar y le agregás los productos.
• Captura el stock del sistema en cada línea: al agregar un producto, Plaxp guarda cuánto decía el sistema en ese momento, vos ponés la cantidad contada y la diferencia se calcula sola.
• Importar el conteo desde Excel o CSV: si contaste en hoja de cálculo o con lector de código, subís el archivo (código/SKU y cantidad) y Plaxp arma las líneas de golpe.
• Aviso si el stock cambió mientras contabas: antes de aplicar, Plaxp revisa si hubo ventas o movimientos desde que empezaste, para que no apliques con datos viejos.
• Aplicar = ajustar el stock: al aplicar, genera un ajuste positivo por cada sobrante y negativo por cada faltante en una sola transacción, y la toma queda aplicada (inmutable, solo se puede anular).
• Asiento contable automático: valora las diferencias al costo promedio de cada producto y genera el asiento de ajuste de inventario, para que la contabilidad refleje el faltante o el sobrante sin digitarlo aparte.
• Anulación trazable: si aplicaste por error, la anulación revierte los ajustes (con motivo obligatorio) y todo queda en el kardex de cada producto.

La toma física es una pieza del control de inventario que Plaxp mantiene al día con cada venta y cada compra; en un restaurante, también podés ordenar el conteo con la plantilla de inventario de restaurante. Para ver cómo se descuenta el stock en la venta diaria, mirá el punto de venta (POS) de Plaxp, cómo funciona en restaurantes, o compará con otras opciones en nuestra comparativa de sistemas de Costa Rica. Si tenés cocina, mirá el sistema de inventario para restaurantes.

¿Qué es una toma física de inventario?

Una toma física de inventario es el conteo real, unidad por unidad, de los productos que tenés en bodega en un momento dado. Ese conteo se compara contra lo que dice el sistema para detectar diferencias (faltantes o sobrantes) y ajustar el stock a la realidad. Es la única forma de saber con certeza cuánto tenés realmente en la estantería.

¿Cada cuánto se debe hacer una toma física?

Depende del negocio. Muchas pymes hacen una toma física completa al menos una vez al año (cierre fiscal) y conteos parciales o cíclicos más seguidos sobre los productos de mayor rotación o mayor valor. Cuanto más rápido se mueve tu inventario, más conviene contar seguido para que las diferencias no se acumulen.

¿Qué pasa cuando el conteo no coincide con el sistema?

La diferencia entre lo contado y lo que dice el sistema se llama descuadre. Si contaste menos de lo que registra el sistema, hay un faltante (merma, robo, error de registro); si contaste más, hay un sobrante. La toma física se aplica generando un ajuste de inventario que deja el sistema igual a la realidad y registra el impacto contable de esa diferencia.