¿Qué es la toma física de inventario?

Una toma física (o inventario físico) es contar a mano, producto por producto, todo lo que hay realmente en una bodega o local. Ese número contado se pone lado a lado con el stock que registra el sistema.

La diferencia entre ambos se llama descuadre: un faltante (contaste menos de lo que dice el sistema) o un sobrante (contaste más). Detectada la diferencia, la toma se aplica: el sistema se corrige para quedar igual a lo que contaste y esa corrección queda como un ajuste de inventario.

Un negocio que nunca cuenta su inventario opera a ciegas. El stock del sistema se separa de la realidad por cosas que nadie registra: mermas, roturas, vencimientos, autoconsumo, robo hormiga, errores al digitar la mercadería que entra. El resultado:

• Vendés lo que no tenés: el sistema dice 5, en la estantería no queda ninguno y el cliente se va molesto.
• Comprás a ciegas: pedís de más lo que sobra y te quedás sin lo que se mueve, con plata dormida en bodega.
• Utilidad falseada: si el inventario en libros no coincide con el real, tu costo de ventas y tu ganancia salen mal.
• Merma invisible: sin conteo no sabés cuánto se pierde cada mes, así que no podés atacar la causa.

Una toma física ordenada siempre lleva los mismos pasos, sin papelitos sueltos:

• Definir el alcance: toma completa (toda la bodega) o parcial/cíclica (solo ciertos productos, por ejemplo los de mayor rotación o valor).
• Congelar el punto de partida: guardar el stock que el sistema tiene al iniciar, para tener contra qué comparar.
• Contar y registrar la cantidad real de cada producto, sin ver lo que dice el sistema para no sesgar el conteo.
• Revisar diferencias: producto por producto, dónde hay faltante o sobrante y por qué.
• Aplicar el ajuste: dejar el sistema igual a lo contado y registrar el impacto en inventario y contabilidad.

Contar es lo fácil. El reto es que ese conteo ajuste el sistema solo y con trazabilidad, sin reteclear ni hojas de Excel que después nadie sabe si se aplicaron.

Plaxp tiene un módulo de tomas físicas que lleva todo el proceso (contar, comparar y ajustar) dentro del mismo sistema donde vendés y comprás. Así el ajuste sale exacto y queda registrado:

• Toma por bodega, completa o parcial: creás la toma en estado en proceso para la bodega que vas a contar y le agregás los productos.
• Captura el stock del sistema en cada línea: al agregar un producto, Plaxp guarda cuánto decía el sistema en ese momento, vos ponés la cantidad contada y la diferencia se calcula sola.
• Importar el conteo desde Excel o CSV: si contaste en hoja de cálculo o con lector de código, subís el archivo (código/SKU y cantidad) y Plaxp arma las líneas de golpe.
• Aviso si el stock cambió mientras contabas: antes de aplicar, Plaxp revisa si hubo ventas o movimientos desde que empezaste, para que no apliques con datos viejos.
• Aplicar = ajustar el stock: al aplicar, genera un ajuste positivo por cada sobrante y negativo por cada faltante en una sola transacción, y la toma queda aplicada (inmutable, solo se puede anular).
• Asiento contable automático: valora las diferencias al costo promedio de cada producto y genera el asiento de ajuste de inventario, para que la contabilidad refleje la merma o el sobrante sin digitarlo aparte.
• Anulación trazable: si aplicaste por error, la anulación revierte los ajustes (con motivo obligatorio) y todo queda en el kardex de cada producto.

La toma física es una pieza del control de inventario que Plaxp mantiene al día con cada venta y cada compra. Para ver cómo se descuenta el stock en la venta diaria, mirá el punto de venta (POS) de Plaxp, cómo funciona en restaurantes, o compará con otras opciones en nuestra comparativa de sistemas de Costa Rica.