¿Qué es un kardex de inventario?

El kardex (también escrito "cardex") es una tarjeta o registro de control donde se anota, en orden de fecha, cada movimiento de un producto en el inventario. El nombre viene de las viejas cajas de fichas de cartón (marca Kardex) que las empresas usaban para llevar una tarjeta por artículo antes de las computadoras.

Cada renglón del kardex representa un movimiento y guarda al menos: la fecha, el tipo (entrada o salida), la cantidad y el saldo acumulado que queda después de aplicarlo. Así el kardex te responde dos cosas a la vez: cuánto tengo ahora y cómo llegué a esa cantidad.

El kardex te da control real del inventario. Esto es lo que ganás al llevarlo:

• Saber cuánto tenés de cada producto sin ir a contar la bodega: el saldo se actualiza con cada movimiento.
• Detectar faltantes y robos: comparás el saldo teórico del kardex contra el conteo físico y la diferencia salta a la vista.
• Conocer el costo de lo vendido y valorar el inventario que te queda, base para calcular tu utilidad real.
• Respaldar la contabilidad: el control de inventarios es parte del soporte de la declaración de renta de un negocio que compra y vende mercadería.

Muchos negocios "llevan inventario" en un cuaderno o en un Excel que se actualiza cuando alguien se acuerda. El resultado siempre es el mismo: el número del papel no coincide con lo que hay en la bodega.

• Stock fantasma: vendés algo que el sistema dice tener pero la bodega no, o al revés, dejás de vender por creer que no hay.
• Faltantes invisibles: sin saldo teórico contra el cual comparar, un robo hormiga o una merma pueden pasar meses sin que nadie los note.
• Costo y utilidad a ciegas: si no sabés qué salió y a qué costo, no sabés cuánto ganaste de verdad, solo cuánto entró a caja.
• Doble digitación y errores: llevar el inventario aparte de las ventas y compras significa anotar todo dos veces. Cada vez que se olvida una anotación, el saldo se desvía un poco más.

La clave es que ningún movimiento quede por fuera y que cada uno actualice el saldo. Un kardex bien llevado registra:

• Entradas: compras a proveedor, devoluciones de clientes, inventario inicial y ajustes positivos.
• Salidas: ventas, consumo interno, mermas, devoluciones a proveedor y ajustes negativos.
• Traslados entre bodegas: una salida en la bodega de origen y una entrada en la de destino, para que cada ubicación cuadre por separado.
• El saldo acumulado recalculado después de cada línea, y el costo de cada movimiento para poder valorar el inventario.

Hacerlo a mano es posible pero frágil: basta olvidar una salida para que el saldo pierda sentido. Lo ideal es que el kardex se alimente solo, con las mismas ventas y compras que ya hacés todos los días.

En Plaxp no llevás el kardex aparte: el sistema lo arma solo con la operación diaria. Cada vez que se mueve un producto, queda un renglón en su historial, sin que nadie tenga que anotar nada extra.

• Kardex digital por producto: el módulo de inventario tiene una pantalla de kardex que muestra el historial cronológico de un artículo con sus entradas, salidas y saldo acumulado, y podés filtrarlo por bodega.
• Movimientos automáticos: una venta en el punto de venta genera una salida; una compra registrada genera una entrada; una transferencia deja los dos registros (salida en origen, entrada en destino). También quedan en el kardex los ajustes, el inventario inicial, las devoluciones, la producción y las mermas.
• Trazabilidad completa: cada movimiento guarda su tipo, la cantidad, la bodega, la fecha, el usuario que lo hizo, el motivo y la referencia al documento que lo originó, para auditar cualquier diferencia.
• Multi-bodega: el saldo se lleva por bodega, así que sabés cuánto hay en cada local o almacén, no solo el total.

El kardex es la columna vertebral del inventario, pero se conecta con todo lo demás: las salidas nacen en el punto de venta (POS), las entradas en tus compras y en la factura electrónica de compra, y en un restaurante el consumo de recetas también descuenta insumos. ¿Comparando sistemas de inventario para Costa Rica? Mirá nuestra comparativa.