¿Cómo factura un negocio en régimen simplificado en Costa Rica?

El régimen de tributación simplificada está pensado para pequeños contribuyentes de ciertas actividades (pulperías, sodas pequeñas, bazares, talleres chicos, entre otras). Su diferencia clave para la facturación: no manejás el IVA como un impuesto aparte.

• No desglosás IVA en el comprobante: no aparece la línea de 13% (ni las reducidas 4%, 2%, 1%) que sí lleva una factura tradicional.
• El IVA que pagaste en tus compras no se recupera como crédito fiscal: entra al costo de lo que vendés.
• En vez de la declaración de IVA mensual (D-104) del tradicional, pagás un impuesto simplificado, por lo general de forma trimestral (el formulario vigente confirmalo con tu contador).

Si estás decidiendo cuál régimen te conviene, esa comparación completa está acá: régimen simplificado o tradicional: cuál elegir. Esta página se concentra en cómo se factura una vez que ya estás en el simplificado.

Un comprobante sin IVA desglosado. A un consumidor final le entregás un tiquete o factura por el monto de la venta, sin la línea de impuesto que sí lleva el régimen tradicional. La duda más común es si el RTS debe emitir factura electrónica. Eso depende de la resolución vigente de Hacienda y ha venido cambiando, así que confirmalo con tu contador. Como guía general:

• Venta a consumidor final. Tradicionalmente el pequeño contribuyente del RTS respaldaba estas ventas con un tiquete simple, sin IVA desglosado. Verificá si tu actividad ya está obligada a emitir comprobante electrónico.
• Venta a una empresa. Si el cliente necesita respaldar el gasto ante Hacienda, corresponde un comprobante electrónico con su cédula jurídica como receptor.
• Sin IVA de crédito para el cliente. Como no desglosás IVA, tu comprobante no le sirve al cliente para deducir IVA (crédito fiscal). Eso es normal en el simplificado, pero conviene saberlo si le vendés a negocios.

Si te enredás con la diferencia entre uno y otro documento, lo aclaramos acá: tiquete electrónico vs factura electrónica. El detalle del impuesto que no desglosás está en el IVA en Costa Rica.

Facturar mal en el simplificado te puede costar plata por dos lados: cobrando de más (o de menos) o quedando expuesto a sanciones.

• Si desglosás IVA en una factura del simplificado, estás cobrando un impuesto que no te corresponde manejar así, con un comprobante inconsistente con tu régimen.
• Si le vendés a empresas sin darles el comprobante que necesitan para respaldar el gasto, perdés clientes que requieren esa formalidad.
• Si dejás de calificar para el simplificado y seguís facturando como si nada, el IVA que no cobraste ni declaraste te lo pueden cobrar después con intereses y multas. Las sanciones del CNPT (arts. 83 y 86) llegan hasta 100 salarios base y, en casos graves, cierre del negocio.

Tu sistema debe saber que estás en el simplificado y ajustar solo su comportamiento, para que no tengás que acordarte en cada venta de quitar el IVA o de cambiar el comprobante. En la práctica se resuelve así:

• Configurar el régimen una sola vez para que todas las ventas salgan sin IVA desglosado.
• Distinguir a quién le vendés: consumidor final vs. empresa que necesita respaldo, para emitir el comprobante correcto.
• Respaldar tus compras: si le comprás a un proveedor que no te emite comprobante electrónico, tu propio negocio debe respaldar ese gasto con una factura electrónica de compra ante Hacienda.
• Cuadrar la declaración trimestral con un reporte que refleje el simplificado, no el IVA mensual.

Si además estás arrancando y todavía no inscribís tu actividad, el paso previo lo explicamos en cómo inscribirse en Hacienda (D-140).

Plaxp opera el simplificado de forma nativa. Cada empresa tiene un parámetro de régimen (tradicional o simplificado) y, cuando está en simplificado, el sistema cambia solo su comportamiento en la venta, en la contabilidad y en los reportes:

• Venta a Público General: el tiquete se imprime sin IVA desglosado y no se envía a Hacienda. Se guarda como factura local, respaldando la venta.
• Venta a un cliente con actividad económica: Plaxp emite el comprobante electrónico 4.4 con ese cliente como receptor, para que tenga su respaldo formal.
• Contabilidad automática del simplificado: el IVA de las compras entra al costo del inventario y el de las ventas al ingreso, sin cuentas de crédito ni débito fiscal, con la plantilla contable correcta y sin ajustes a mano.
• Factura electrónica de compra: cuando le comprás a un proveedor que no factura electrónicamente, Plaxp te permite emitir la Factura Electrónica de Compra para respaldar el gasto ante Hacienda.
• Reportes según el régimen: los reportes de IVA se calculan según el régimen de la empresa, así lo que ves se acerca a lo que te toca declarar (el detalle final, cuadralo con tu contador).

Si estás comparando opciones para tu negocio, mirá también Plaxp frente a otros sistemas en Costa Rica.